ระบบงานอัตโนมัติในสำนักงาน

Abstract

แนวความคิดใหม่ ๆ และการเปลี่ยนแปลงสิ่งใหม่ ๆ ของเทคโนโลยีสำนักงาน มีการวิวัฒนาการต่อเนื่องมาตลอด ทั้งนี้เพราะต้องการแสวงหาแนวทาง หรือวิธีการพัฒนาที่ดีด้วยเครื่องมือ และวิธีปฏิบัติแบบใหม่ ๆ เพื่อเพิ่มผลผลิต และประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในสำนักงานให้มากขึ้น การพัฒนาระบบงานอัตโนมัติในสำนักงานขึ้นใช้ ก็เพื่อวัตถุประสงค์ในการปรับปรุงระบบงานสำนักงาน ใช้เทคโนโลยีช่วยอำนวยประโยชน์ในงานจัดการข้อมูล งานเอกสาร งานติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ส่งต้นทางถึงผู้รับปลายทาง รวมทั้งงาน ปฏิบัติอื่น ๆ ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น อาทิ ความสามารถในการจัดตารางเวลางานตามวันหรือเดือนใด ๆ ก็ได้การจัดตารางเวลานัดหมาย การจัดตารางเวลาการประชุม ความสามารถในการตรวจสอบตรวจทานเอกสารโดยอาศัยปทานุกรมคำศัพท์ที่เก็บไว้ในระบบ เพื่อการตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกดของคำที่อยู่ในเนื้อหาเอกสาร หรือกรณีการใช้คำศัพท์ไม่ถูกต้องในประโยคนั้น ๆ ความสามารถในการเตือนความจำอัตโนมัติโดยระบบจะช่วยเตือนความจำตามกำหนดเวลาที่ตั้งไว้อย่างอัตโนมัติ เป็นต้น ระบบงานอัตโนมัติในสำนักงานเป็นการนำเอา วิทยาการ และเทคโนโลยีเกี่ยวกับการรวบรวมข้อมูล การจัดสร้างข้อมูล การบันทึกข้อมูล การเข้าถึงข้อมูล การจัดการข้อมูล การถ่ายทอดข้อมูล การติดต่อสื่อสาร ข้อมูล รวมถึงการประมวลผลคำ การประมวลผลข้อมูล การประมวลภาพ การประมวลภาพประกอบเสียง เหล่านี้มาประยุกต์ใช้งานร่วมกันในสำนักงาน ตามหลักการของการบริหารงานระบบงานอัตโนมัติในสำนักงานนั้น กิจกรรมเริ่มต้นของโครงงานที่ควรทำอย่างยิ่ง คือการศึกษารายละเอียดของระบบงานอัตโนมัติในสำนักงาน เพื่อช่วยให้มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับระบบนี้เพียงพอที่จะเป็นพื้นฐานสำหรับการพิจารณาตัดสินใจและวางแผนออกแบบระบบ เมื่อเริ่มใช้ระบบจริงก็ควรมีการฝึกอบรมให้แก่ผู้ใช้ด้วย ทั้งนี้จะเป็นประโยชน์ต่อการเสริมสร้างแนวความคิดใหม่ได้อย่างอิสระ เพื่อวิวัฒนาการการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น จากการศึกษาการใช้ระบบงานอัตโนมัติในสำนักงานของประเทศไทย จะมีวิวัฒนาการได้มาก หรือ น้อย ขึ้นอยู่กับความพร้อมในด้านระบบติดต่อสื่อสารเป็นสำคัญ ส่วนการประยุกต์ใช้งานนั้น สามารถช่วย งานสำนักงานของผู้ใช้ระบบได้ ตั้งแต่ผู้บริหารสูงสุด ผู้บริหารระดับกลาง ผู้บริหารระดับต่ำสุด ระดับช่างเทคนิค/ผู้เชี่ยวชาญ ระดับเลขานุการ/เสมียน และ พนักงานทั่วไปในสำนักงาน สำนักงานบางแห่งมีการใช้เทคโนโลยีบางอย่าง และอุปกรณ์เครื่องจักรอัตโนมัติบางอย่าง ซึ่งมีแนวโน้มที่จะพัฒนาให้เป็นระบบงานอัตโนมัติในสำนักงานได้ไม่ยากนัก แต่เมื่อริเริ่มโครงงานระบบงานอัตโนมัติในสำนักงาน ก็ต้องมีการวางแผนออกแบบระบบ เพื่อวัตถุประสงค์ที่สำคัญ กล่าวคือ เพื่อให้สอดคล้องกับสภาพแวดล้อมของธุรกิจ เพื่อให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ขององค์กรที่กำหนดไว้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายการเพิ่มผลผลิตและคุณภาพงาน เพื่อการผสมผสานอันดีระหว่างระบบงานอัตโนมัติในสำนักงาน ระบบการติดต่อสื่อสาร และ การบริหารงานภายใน สำนักงาน ซึ่งเป็นแนวทางที่ดีสำหรับการพัฒนาระบบต่อไปในอนาคต หลักการในการออกแบบติดตั้งระบบงานอัตโนมัติในสำนักงาน ก็คือ 1) กำหนดขอบเขตของงานสำนักงาน ทำความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร เป้าหมายขององค์กร รวบรวมข้อมูลให้เพียงพอกับการพิจารณาความเหมาะสมในการใช้ระบบงานอัตโนมัติในสำนักงาน ความจำเป็นในการนำระบบนี้มาช่วยงานมีมากน้อยเพียงใด และวิเคราะห์ความพร้อมทางด้านปัจจัยต่าง ๆ ที่จะอำนวยให้สามารถจัดใช้ระบบนี้หรือไม่ 2) ศึกษารายละเอียดเกี่ยวกับระบบงานอัตโนมัติในสำนักงาน 3) เสนอข้อมูลต่อผู้บริหารเพื่อลงมติเห็นชอบ 4) ออกแบบวางแผนงาน กำหนดวิธีการติดตั้งระบบและขั้นตอนการนำไปใช้ กำหนดบุคลากรรับผิดชอบ 5) การประเมินผลหลังการนำไปใช้ และการปรับปรุงแผนงาน ปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเมื่อเริ่มปฏิบัติงานจริงตามแผนงานของโครงงานระบบงานอัตโนมัติในสำนักงาน ผู้บริหารและบุคลากรในสำนักงานที่เกี่ยวข้องต้องวิเคราะห์ให้เข้าใจเกี่ยวกับปัญหานั้นก่อนการปรับปรุงแก้ไขเพราะถ้าขาดความเข้าใจเกี่ยวกับบัญหาที่เกิดขึ้นก่อนที่จะปรับปรุงแก้ไขแล้ว ก็จะทำให้มีปัญหาต่อไปอย่างแน่นอน