การศึกษาระบบเอกสารเพื่อพัฒนาระบบบริหารการผลิต : กรณีตัวอย่างโรงงานผลิตชิ้นส่วนรถยนต์

Abstract

จากการศึกษาสภาพปัญหาของโรงงานผลิตชิ้นส่วนรถยนต์ตัวอย่าง โดยการศึกษาถึงโครงสร้างขององค์กร ขั้นตอนการทำงาน และระบบเอกสารที่ใช้ เพื่อทำการวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้น ซึ่งพบว่าหน่วยงานต่างๆที่เกี่ยวกับการผลิตและหน่วยงานที่สนับสนุนการผลิตนั้นมีปัญหาคือ การไม่ทราบขอบข่ายอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบ และความไม่มีประสิทธิภาพของการประสานงานเนื่องจากขาดข้อมูลที่สมบูรณ์ รวมไปถึงตัวเอกสารที่ใช้ไม่เหมาะสมและไม่ครอบคลุมทำให้มีผลต่อการปฏิบัติงานในการบริหารการผลิตที่ไม่มีประสิทธิภาพเพียงพอ จากสภาพปัญหาที่เกิดขึ้น ผู้วิจัยจึงได้เสนอแนวทางในการแก้ไขปัญหาโดยการนำระบบเอกสารมาใช้พัฒนาระบบบริหารการผลิตของโรงงานตัวอย่าง โดยเริ่มตั้งแต่การปรับปรุงโครงสร้างองค์กรเพื่อมารองรับการทำงาน เพิ่มส่วนงานการบริหารระดับกลาง 2 ฝ่าย ซึ่งแบ่งเป็นฝ่ายสำนักงานประกอบด้วย แผนกขาย แผนกบัญชี และแผนกคงคลังจัดซื้อ ฝ่ายโรงงานประกอบด้วย แผนกสนับสนุนการผลิตและแผนกผลิต พร้อมกับกำหนดหน้าที่การปฏิบัติงานของแต่ละแผนก ออกแบบเอกสาร แบบบันทึก และรายงาน ซึ่งแบ่งเป็นเอกสารที่ใช้ในการวางแผน 7 ฉบับ เอกสารในการควบคุม 15 ฉบับ เอกสารในการติดต่อประสานงาน 20 ฉบับ การปรับปรุงระบบการทำงาน การกำหนดหน้าที่ปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารขั้นตอนการไหลและความถี่ของเอกสาร การนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในระบบเอกสาร หลังจากการปรับปรุงโครงสร้างองค์กร และนำระบบเอกสารเพื่อการบริหารการผลิตมาใช้แล้วพบว่า ตัวรูปแบบเอกสารและการกำหนดทิศทางการไหล ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการวางแผน ควบคุม ประสานงาน ระหว่างแผนกและลดความซ้ำซ้อนของระบบการทำงานภายในองค์กร ซึ่งพบว่าผลที่ได้เป็นที่น่าพอใจของทางกรรมการผู้จัดการ และรองกรรมการผู้จัดการ