การปรับปรุงกระบวนการดำเนินการสำหรับสำนักงานบริหารบุคคล จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

Abstract

ปรับปรุงรอบระยะเวลาในการดำเนินการในสำนักงานซึ่งมีลักษณะเป็นงานเอกสาร เพื่อสร้างข้อตกลงที่ว่าด้วยระดับการบริการ กรณีศึกษาได้มีการดำเนินการ ณ ส่วนบริหารงานบุคคล สำนักงานบริหารบุคคล จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย โดยศึกษาถึงกระบวนการว่าจ้างบรรจุ กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงาน และกระบวนการเลิกจ้างพนักงานมหาวิทยาลัย การดำเนินงานวิจัยเริ่มต้นจากการประยุกต์ใช้แบบสอบถามในการสำรวจความพึงพอใจของหน่วยงานผู้รับบริการ จำนวน 61 หน่วยงาน เพื่อศึกษาปัจจัยคุณภาพที่ควรนำมาปรับปรุง ทั้งนี้จากผลการตอบแบบสอบถามกลับมาจาก 44 หน่วยงาน พบว่าระยะเวลาในการดำเนินการ ได้ถูกพิจารณาเป็นปัญหาสำคัญที่ควรได้รับการแก้ไข โดยการใช้เทคนิคและเครื่องมือทางวิศวกรรมอุตสาหการ อาทิ แผนผังการไหลของกระบวนการ แผนผังสายธารคุณค่า แผนผังกลุ่มเครือญาติ และเทคนิคอื่นที่เกี่ยวข้อง มาประยุกต์ใช้ตั้งแต่การสำรวจสภาพปัญหา การเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ การวิเคราะห์ปัจจัยที่สำคัญ การกำหนดแนวทางแก้ไข และการติดตามอย่างต่อเนื่อง ผลจากการดำเนินงานวิจัยแสดงถึงการปรับปรุงกระบวนการ สามารถลดระยะเวลาในการดำเนินการของกระบวนการว่าจ้างบรรจุจาก 35.5 วันทำการเหลือ 28 วันทำการ กระบวนการประเมินผลการปฏิบัติงาน จาก 38 วันทำการเหลือ 35 วันทำการ และกระบวนการเลิกจ้างจาก 16.7 วันทำการเหลือ 12.2 วันทำการ และ 71% ของหน่วยงานที่ตอบแบบสอบถามหลังการปรับปรุงเห็นว่า ความรวดเร็วในการดำเนินการดีขึ้น ทั้งนี้สรุปได้ว่า การใช้เทคนิคและเครื่องมือทางวิศวกรรมอุตสาหการ มาประยุกต์ใช้ในการปรับปรุงกระบวนการสำหรับงานสำนักงาน สามารถดำเนินการได้จริงตามวัตถุประสงค์ของงานวิจัย นอกจากนี้ยังมีการพิจารณาถึงประเด็นการจัดการกระบวนการ โดยศึกษาเปรียบเทียบระหว่างการจัดการกระบวนการแบบรวมอำนาจ ที่การดำเนินการถูกควบคุมโดยส่วนกลาง กับการกระจายอำนาจที่ให้อิสระกับหน่วยงานในการดำเนินการ ผ่านการวิเคราะห์หาปัจจัยสำคัญที่ต้องนำมาพิจารณา และแนวปฏิบัติที่ดีจากองค์กรอื่น 3 องค์กรที่มีลักษณะเป็นองค์กรภาคผลิต ภาคบริการ และภาคการศึกษา ตามลำดับ เพื่อเป็นแนวทางในการออกแบบกระบวนดำเนินการ และข้อเสนอแนะ สำหรับส่วนบริหารบุคคล