กระบวนการปรับย้ายพื้นที่ทำงาน: กรณีศึกษาบริษัท ดีเคเอสเอช (ประเทศไทย) จำกัด

Abstract

กระบวนการปรับย้ายพื้นที่ทำงานเป็นโครงการที่อาจเกิดขึ้นได้ในทุกองค์กร การเข้าใจถึงขั้นตอนในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ จะช่วยให้องค์กรสามารถเตรียมการและปฏิบัติงานได้อย่างราบรื่น การศึกษานี้ดำเนินการโดยใช้วิธีกรณีศึกษา (Case study approach) การดำเนินงานปรับย้ายพื้นที่ทำงานของบริษัท ดีเคเอสเอช (ประเทศไทย) จำกัด ซึ่งเป็นองค์กรเอกชนขนาดใหญ่ โดยกำหนดกลุ่มตัวอย่างจากโครงการปรับย้ายพื้นที่ 50 โครงการ ที่เกิดขึ้นในปี พ.ศ.2557 ทำการเลือกโดยสุ่มตัวอย่างแบบเจาะจงและแบบชั้นภูมิ จากโครงการซึ่งมีความแตกต่างกันโดยกำหนดกลุ่มตามรูปแบบโครงการปรับย้ายพื้นที่ทำงาน และสุ่มอย่างง่ายเพื่อให้ได้จำนวนกลุ่มตัวอย่าง 3 รูปแบบโครงการ ได้แก่ การย้ายตำแหน่งที่นั่งโดยไม่มีการปรับผังที่ทำงาน การย้ายตำแหน่งที่นั่งโดยมีการปรับผังที่ทำงาน และการย้ายตำแหน่งที่นั่งโดยมีการปรับปรุงพื้นที่ การศึกษามีวัตถุประสงค์เพื่อเข้าใจถึงกระบวนการและขั้นตอนของการปรับย้ายพื้นที่ทำงานในแต่ละรูปแบบ ฝ่ายที่เกี่ยวข้องและบทบาทหน้าที่ในแต่ละขั้นตอน ตลอดจนปัจจัยสำคัญที่มีผลและควรพิจารณาในการดำเนินโครงการ จากการศึกษาพบว่าการดำเนินงานปรับย้ายพื้นที่ทำงานในทุกรูปแบบประกอบด้วย 4 กระบวนการหลัก ได้แก่ กระบวนการกำหนดโครงการ กระบวนการวางแผนโครงการ กระบวนการดำเนินโครงการ และกระบวนการแล้วเสร็จ/ส่งมอบโครงการ มีบุคคลผู้ดำเนินงานทั้งภายในองค์กรและการจัดจ้างผู้ให้บริการภายนอกมาเกี่ยวข้อง ฝ่ายวิศวกรรมและผู้บริหารแผนกมีบทบาทมากที่สุดในกระบวนการวางแผนและดำเนินโครงการ ทั้งในส่วนบริหารจัดการและส่วนปฏิบัติการ รูปแบบโครงการยังมีผลต่อกระบวนการดำเนินโครงการ โดยมีขั้นตอนและผู้เกี่ยวข้องที่มากขึ้นตามกิจกรรมและระดับความซับซ้อนของรูปแบบการปรับย้าย อันส่งผลต่อค่าใช้จ่ายในการจัดหาผู้ให้บริการจากภายนอกเข้ามาดำเนินงาน และระยะเวลาในการดำเนินโครงการที่มากขึ้นหากถึงระดับที่ต้องทำการปรับปรุงพื้นที่ ปัจจัยด้านลักษณะของการปรับย้ายอันมีสถานที่เข้ามาเป็นส่วนเกี่ยวข้อง จะส่งผลในการพิจารณาจัดจ้างผู้ให้บริการภายนอก ได้แก่ ผู้ให้บริการขนย้าย ซึ่งส่งผลกระทบต่องบประมาณในการดำเนินงานด้วยเช่นกัน การสั่งซื้อเฟอร์นิเจอร์มีผลต่อระยะเวลาในการดำเนินโครงการอย่างมีนัยสำคัญซึ่งอยู่ในช่วงของการดำเนินโครงการ และแล้วเสร็จ/ส่งมอบโครงการ หน่วยงานบริหารทรัพยากรกายภาพประกอบด้วยฝ่ายอาคารซึ่งมีบทบาทในการประสานงานฝ่ายอื่นๆที่เกี่ยวข้องเป็นจำนวนมากเพื่อให้การดำเนินโครงการเป็นไปอย่างราบรื่น รวมไปถึงฝ่ายวิศวกรรมซึ่งมีส่วนในการวางแผนโครงการ จึงถือเป็นการแสดงบทบาทสำคัญของหน่วยงานให้ปรากฏในองค์กร อย่างไรก็ตามการจัดเตรียมทรัพยากรกายภาพได้อย่างเพียงพอจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินโครงการปรับย้ายพื้นที่ ตลอดจนระยะเวลาและการใช้ทรัพยากรบุคคลในการดำเนินโครงการ ซึ่งถือเป็นการดำเนินงานที่เกิดขึ้นเป็นครั้งคราวและไม่ได้เป็นการการดำเนินธุรกิจหลักขององค์กร