ปัญหาการกำหนดระยะเวลาในการเก็บรวมรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของลูกจ้างให้สอดคล้องกับพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

Abstract

ในบริบทของการบริหารงานบุคคล องค์กรธุรกิจย่อมต้องมีการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลที่เกี่ยวข้อง ซึ่งในการศึกษานี้หมายความรวมถึงลูกจ้างทั้ง 3 กลุ่ม ได้แก่ ผู้สมัครงาน ลูกจ้างในปัจจุบัน และอดีตลูกจ้าง ตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ได้มีข้อกำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลโดยในที่นี้คือองค์กรธุรกิจ มีหน้าที่แจ้งให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลโดยในที่นี้คือผู้สมัครงาน ลูกจ้างในปัจจุบัน และอดีตลูกจ้าง ทราบก่อนหรือในขณะเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลถึงรายละเอียดของข้อมูลส่วนบุคคลที่จะมีการเก็บรวบรวม ซึ่งรวมถึงวัตถุประสงค์และระยะเวลาในการเก็บรวมรวมไว้ โดยในกรณีที่ไม่สามารถกำหนดระยะเวลาดังกล่าวได้ชัดเจน ให้กำหนดระยะเวลาที่อาจคาดหมายได้ตามมาตรฐานของการเก็บรวมรวม หากพ้นกำหนดระยะเวลาเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงาน ลูกจ้างในปัจจุบัน และอดีตลูกจ้างแล้ว องค์กรธุรกิจต้องลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคล หรือทำให้เป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่สามารถระบุตัวเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลได้ หากไม่ดำเนินการองค์กรธุรกิจย่อมมีความรับผิดตามกฎหมาย จึงมีปัญหาว่าควรกำหนดระยะเวลาในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงาน ลูกจ้างในปัจจุบันและอดีตลูกจ้างอย่างไร ใช้กฎหมายหรือหลักเกณฑ์อย่างไร โดยศึกษากฎหมายประเทศไทย เปรียบเทียบกับสหภาพยุโรป สหราชอาณาจักร สหรัฐอเมริกา และสิงคโปร์

จากการศึกษา ผู้เขียนมีความเห็นว่า การกำหนดระยะเวลาในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูล ส่วนบุคคลของผู้สมัครงาน ลูกจ้างในปัจจุบัน และอดีตลูกจ้าง ขึ้นอยู่กับหลักสำคัญ 2 ประการ คือวัตถุประสงค์ที่จำเป็นและฐานทางกฎหมายที่เกี่ยวข้อง โดยวัตถุประสงค์ที่จำเป็นมีปัจจัยที่ต้องคำนึงถึง เช่น ลักษณะการประกอบธุรกิจตลอดจนกระบวนการดำเนินกิจการขององค์กรธุรกิจ ตำแหน่งหน้าที่ความรับผิดชอบและคุณสมบัติของลูกจ้าง ประโยชน์ในการจ้างงานแต่ละช่วงเวลาของการจ้างงาน และความจำเป็นตามกฎหมายที่ต้องเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล และต้องมีฐานทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์รองรับ จึงสามารถกำหนดระยะเวลาที่เหมาะสมได้ หากไม่สามารถกำหนดระยะเวลาได้อย่างชัดเจน ต้องแจ้งเกณฑ์ที่ใช้หรือเกณฑ์ในการกำหนดช่วงเวลา เพื่อให้ผู้สมัครงาน ลูกจ้างในปัจจุบัน และอดีตลูกจ้าง คาดหมายระยะเวลาในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลได้ จึงมีข้อเสนอแนะให้จัดทำกฎหมายลำดับรอง หรือหลักเกณฑ์ หรือแนวปฏิบัติ หรือข้อแนะนำ พร้อมทั้งคำอธิบายในการกำหนดระยะเวลาการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงาน ลูกจ้างในปัจจุบัน และอดีตลูกจ้าง ครอบคลุมทั้งระยะเวลาที่เหมาะสม ขอบเขตของวัตถุประสงค์ เกณฑ์ที่ใช้หรือเกณฑ์ในการกำหนดช่วงเวลา โดยอ้างอิงกฎหมายที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้เกิดความชัดเจนและเป็นแนวทางสำหรับการจ้างงานประเภทต่าง ๆ และองค์กรธุรกิจต้องมีระบบตรวจสอบเพื่อลบทำลายข้อมูลส่วนบุคคลของผู้สมัครงาน ลูกจ้างในปัจจุบัน และอดีตลูกจ้าง ที่หมดความจำเป็นตามวัตถุประสงค์ตลอดระยะเวลาการจ้างงาน และมีมาตรการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลอยู่เสมอ เพื่อให้องค์กรธุรกิจไม่ต้องมีความ รับผิดตามกฎหมายและเป็นการคุ้มครองสิทธิของผู้สมัครงาน ลูกจ้างในปัจจุบัน และอดีตลูกจ้าง อีกทางหนึ่ง