การบริหารงานเอกสารราชการของกระทรวงการต่างประเทศ

Abstract

การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาการบริหารงานเอกสารราชการของหน่วยงานระดับกองภายในกระทรวงการต่างประเทศ ในด้านประเภท ปริมาณ อายุ อัตราการเพิ่ม ระบบการจัดเก็บครุภัณฑ์ที่ใช้จัดเก็บเอกสาร แนวทางปฏิบัติของหน่วยงานในด้านการกำหนดอายุการเก็บเอกสารประเภทต่างๆ และการกำจัดเอกสารออกจากหน่วยงาน ผลการวิจัยสรุปได้ว่า ประเภทเอกสารราชการจำนวนสูงสุดเป็นหนังสือภายนอก รองลงมา ได้แก่ หนังสือที่เจ้าหน้าที่จัดทำหรือรับไว้เป็นหลักฐานในทางราชการ หนังสือภายในตามลำดับ เอกสารส่วนใหญ่มีคุณค่าทางด้านการบริหารมากที่สุด และเอกสารประมาณครึ่งหนึ่งมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ หน่วยงานส่วนใหญ่จัดเก็บเอกสารทั้งที่อยู่ในระหว่างปฏิบัติงานและเสร็จสิ้นการปฏิบัติแล้วไว้ในหน่วยงานของตน เพื่อความสะดวกในการอ้างอิง โดยมีหน่วยงานมากกว่าครึ่งหนึ่งกระจายการเก็บเอกสารตามเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงาน ส่วนปริมาณเอกสารตามหน่วยงานต่างๆ รวมกันมีจำนวน 47,447 แฟ้ม อัตราการเพิ่มเอกสารต่อปีรวม 828 ฟุต หรือเฉลี่ย 16.897 ฟุตต่อหน่วยงาน และเอกสารที่เก็บอยู่ตามหน่วยงานครอบคลุมตั้งแต่ พ.ศ. 2485 จนถึงปัจจุบัน หน่วยงานส่วนใหญ่ครอบครองเอกสารที่มีอายุเกินกว่า 15 ปี เอกสารที่มีอายุน้อยมีอัตราการใช้สูงกว่าเอกสารที่มีอายุมากกว่า หน่วยงาน 15 แห่งใช้ระบบการจัดกลุ่มเอกสารมากกว่า 1 ระบบ โดยส่วนใหญ่ใช้ระบบตามเรื่องและภูมิศาสตร์ การกำหนดชื่อเรื่องประจำแฟ้มมีวิธีการแตกต่างกันไปตามลักษณะงานของแต่ละหน่วยงาน ส่วนใหญ่ตั้งชื่อในรูปของวลีหรือข้อความสั้นๆ คำวิสามานยนามและประโยค ตามลำดับ ครุภัณฑ์ที่ใช้จัดเก็บเอกสาร ใช้ตู้เหล็ก 4 ลิ้นชักจำนวนมากที่สุด หน่วยงานส่วนใหญ่มีนโยบายกำหนดอายุการเก็บตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 อัตราการเพิ่มของเอกสารราชการและความจำกัดด้านสถานที่เก็บเอกสารเป็นปัจจัยที่หน่วยงานคำนึงถึงในการกำจัดเอกสารออกจาหน่วยงานของตนซึ่งกระทำโดยวิธีต่างๆ ได้แก่ โอนไปเก็บที่กองบรรณสารและห้องสมุด ตั้งคณะกรรมการทำลาย โยกย้ายเอกสารไปไว้ที่อื่นและการทำลายเอกสาร