การบริหารงานจดหมายเหตุในประเทศไทย

Abstract

โดยที่การเก็บรักษาเอกสารซึ่งสิ้นกระแสการปฏิบัติงานของหน่วยราชการต่างๆนั้น มิได้อยู่ในมาตรฐานเดียวกันทั้งในด้านการรวบรวม การดูแลรักษา การควบคุม ตลอดจนการใช้อ้างอิง ผู้วิจัยมุ่งทำการศึกษาประวัติพัฒนาการของงานจดหมายเหตุในประเทศไทย และเทคนิคการบริหารงานตามหลักวิชาการจดหมายเหตุ เพื่อนำมาวิเคราะห์ลักษณะปัญหาและให้ข้อเสนอแนะในการปรับปรุงการบริหารงานในแผนกเก็บของกระทรวงต่างๆ รวม ๑๓ กระทรวง และในกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ทั้งนี้ โดยใช้วิธีการศึกษาค้นคว้าจากเอกสาร หนังสือ และบทความต่างๆ การสำรวจ สังเกตการณ์ และการสัมภาษณ์ผู้บริหารงาน เจ้าหน้าที่ ตลอดจนบุคคลผู้เกี่ยวข้อง การเสนอผลงานวิจัยได้แบ่งออกเป็น ๖ บท บทนำ กล่าวถึงความเป็นมาของปัญหา การสำรวจวิจัยที่ได้กระทำมาแล้ว ความมุ่งหมายของการวิจัย วิธีดำเนินการค้นคว้าวิจัย และประโยชน์ที่จะได้รับจากการวิจัยนี้ บทที่สอง กล่าวถึงประวัติการบริหารงานจดหมายเหตุในประเทศไทยเริ่มตั้งแต่สมัยสุโขทัย อยุธยา ธนบุรี จนถึงสมัยกรุงรัตนโกสินทร์ ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความเป็นมาของเอกสารจดหมายเหตุอันเก็บรักษาอยู่ในสถาบันต่างๆ บทที่สาม เทคนิคการบริหารงานจดหมายเหตุ โดยเฉพาะด้านการวางแผนงาน การจัดระเบียบงาน บุคลากร และการควบคุม บทที่สี่การบริหารงานศูนย์เก็บเอกสาร ได้เสนอข้อพิจารณาเกี่ยวกับการปรับปรุงฐานะและการดำเนินงานของแผนกเก็บในรูปศูนย์เก็บเอกสาร บทที่ห้า กล่าวถึงการบริหารงานหอจดหมายเหตุแห่งชาติซึ่งควรมีฐานะเป็นสถาบันอิสระ โดยมีพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติคุ้มครองการปฏิบัติงานตามอำนาจหน้าที่ บทที่หก เป็นบทสรุป ผลการวิจัยได้แสดงให้เห็นว่า เอกสารจดหมายเหตุตามความหมายที่ใช้กันเป็นสากลและตามความหมายที่ใช้กันในประเทศไทยนั้น มีลักษณะแตกต่างกัน อันเป็นผลให้เกิดความแตกต่างในขอบเขตงานจดหมายเหตุด้วย เพราะตามความหมายสากล หมายเพียงเอกสารราชการหรือเอกสารที่มีความสำคัญทางประวัติศาสตร์ ซึ่งมีคุณค่ายืนนานสมควรเก็บรักษาไว้ ส่วนความหมายของไทยหมายรวมถึงเอกสารบันทึกเหตุการณ์ร่วมสมัยอันมีลักษณะการบันทึกเรียบเรียงไปตามลำดับวันเดือนปี การบริหารงานจดหมายของไทยได้ครอบคลุมเอกสารทั้งสองประเภทนี้มาแต่โบราณกาลจนปัจจุบัน โดยที่สถาบันจดหมายเหตุควรมีฐานะเป็นอิสระ มีกฎหมายหรือระเบียบรับรองอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบของสถาบัน และความรับผิดชอบนั้นควรคลุมไปถึงการบริหารงานเอกสารด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการพิจารณากำจัดทำลายเอกสารของหน่วยงานต่างๆ บุคลากรของสถาบันควรได้รับการฝึกอบรมทางวิชาการจดหมายเหตุ และมีกฎระเบียบในการควบคุมการปฏิบัติต่อเอกสาร การประเมินคุณค่า และการใช้ ตราขึ้นไว้โดยชัดเจน แต่จากการศึกษาระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖ พบว่าข้อบังคับเกี่ยวกับการเก็บรักษาและการประเมินคุณค่าเอกสารราชการมิได้กำหนดไว้อย่างรัดกุมพอ โดยให้หน่วยงานเจ้าของเอกสารมีอำนาจในการพิจารณากำจัดทำลายและเก็บรักษาเอกสารแต่ผู้เดียว การบริหารงานเอกสารของแผนกเก็บ กระทรวงต่างๆจึงมิได้อยู่ในมาตรฐานเดียวกัน ส่วนใหญ่มิได้กำหนดระเบียบปฏิบัติเกี่ยวกับการประเมินคุณค่า หรือการใช้เอกสารไว้เป็นลายลักษณ์อักษร บุคลากรขาดความรู้ทางวิชาการบริหารงานเอกสารหรืองานจดหมายตุ และมีปัญหาในเรื่องสถานที่เก็บรักษา ผู้วิจัยจึงได้เสนอแนะมาตรการประเมินคุณค่าเอกสารและข้อพิจารณาในการปรับปรุงการบริหารงานของแผนกเก็บในรูปศูนย์เก็บเอกสาร โดยการยกฐานะขึ้นเป็นกองเก็บเอกสาร ทำหน้าที่รับผิดชอบการเก็บรักษาเอกสารที่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานจากทุกหน่วยราชการและรัฐวิสาหกิจในกระทรวงนั้นๆหรือให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติดำเนินการจัดตั้งศูนย์เก็บเอกสารขึ้นตามจังหวัดอันเป็นศูนย์กลางของภาคต่างๆทั่วประเทศ เพื่อดำเนินการเก็บรักษาไว้จนกว่าจะถึงเวลาทำลายหรือส่งเข้าเก็บรักษาในหอจดหมายเหตุแห่งชาติ สำหรับกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ซึ่งทำหน้าที่หอจดหมายเหตุแห่งชาตินั้นได้ดำเนินการเก็บรักษาเอกสารสำคัญ บันทึกเหตุการณ์ประวัติศาสตร์ร่วมสมัย และให้บริการค้นคว้าอ้างอิงจากเอกสารดังกล่าว การเป็นสถาบันระดับชาติแต่มีฐานะเป็นเพียงกอง อันเป็นหน่วยราชการในระดับเกือบจะต่ำสุด ทำให้เป็นอุปสรรคสำคัญในการดำเนินงานติดต่อขอรับมอบเอกสารจากหน่วยราชการระดับต่างๆทั่วประเทศมาเก็บรักษา จึงควรจะได้พิจารณายกฐานะขึ้นเป็นสถาบันอิสระ บริหารงานในรูปคณะกรรมการ หรือขึ้นตรงต่อนายกรัฐมนตรี รัฐมนตรีว่าการกระทรวงศึกษาธิการ หรืออธิบดีกรมศิลปากร ตราพระราชบัญญัติจดหมายเหตุแห่งชาติขึ้นรับรองอำนาจหน้าที่ทั้งในด้านการบริหารงานเอกสารจดหมายเหตุและเอกสารราชการ หอจดหมายเหตุแห่งชาติในกรุงเทพมหานครควรรับผิดชอบเอกสารส่วนกลางและเอกสารประวัติศาสตร์อื่นๆ หอจดหมายเหตุแห่งชาติสาขาภูมิภาครับผิดชอบเอกสารส่วนภูมิภาคและเอกสารท้องถิ่น ส่วนการบริหารงานเอกสารราชการนั้นอยู่ในความรับผิดชอบของศูนย์เก็บเอกสารหรือหอจดหมายเหตุแห่งชาติสาขา นอกจากนี้การปรับปรุงการแบ่งส่วนราชการภายในและระเบียบปฏิบัติด้านต่างๆก็เป็นสิ่งจำเป็นยิ่ง อย่างไรก็ตาม โดยที่วิทยานิพนธ์นี้เป็นการศึกษาวิจัยครั้งแรกเกี่ยวกับเอกสารจดหมายเหตุในประเทศไทย จึงได้มุ่งศึกษาถึงลักษณะการบริหารงานจดหมายเหตุโดยทั่วๆ ไป เพื่อเสนอแนะแนวทางเกี่ยวกับการดำเนินงานหอจดหมายเหตุแห่งชาติและศูนย์เก็บเอกสาร ฉะนั้น หากจะมีการศึกษาวิจัยในแขนงนี้ต่อไปควรเป็นการศึกษาให้ลุ่มลึกลงไปถึงการบริหารงานหอจดหมายเหตุแห่งชาติ และการบริหารงานศูนย์เก็บเอกสารดังกล่าว หรือระเบียบปฏิบัติที่สำคัญในการบริหารงานจดหมายเหตุ เช่น การควบคุมการใช้เอกสาร และมาตรการประเมินคุณค่าเอกสาร เป็นต้น