การพัฒนาตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

Abstract

สารสนเทศเป็นทรัพยากรที่สำคัญขององค์กร เพื่อนำไปใช้ในการหาแนวทางแก้ปัญหา ช่วยในการตัดสินใจ วางแผนในอนาคตและเพิ่มผลผลิตให้สูงขึ้น งานสารบรรณเป็นงานหนึ่งที่มีความสำคัญในระบบสารสนเทศของสำนักงาน เนื่องจากเป็นงานที่ช่วยสนับสนุนงานอื่นๆ ภายในสำนักงานให้สามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นผู้วิจัยจึงได้พัฒนาตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขึ้นเพื่อช่วยในงานนี้ ตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่พัฒนาขึ้นนี้ มีโครงร่างพื้นฐานอันประกอบด้วยคอมพิวเตอร์หลัก 1 เครื่องและเวิร์กสเตชั่นหลายๆ เครื่อง ต่อเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายสื่อสารรูปแบบดาว โดยได้มีการออกแบบจอข้อมูลเข้าออก โปรโตคอล และฐานข้อมูล ในคอมพิวเตอร์หลัก มีฐานข้อมูลตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ร่วมกัน ซึ่งถูกจัดการภายใต้ระบบจัดการฐานข้อมูล ส่วนในเวิร์กสเตชั่น ทำหน้าที่ติดต่อกับผู้ปฏิบัติงานโดยตรง อันได้แก่ การเตรียมเอกสาร การตรวจทานเอกสาร และการแสดงรายละเอียดของเอกสารที่ผู้ใช้ต้องการ ระบบที่ได้ออกแบบนี้ แบ่งออกเป็น 4 ระบบย่อย คือ ระบบจัดเก็บเอกสาร ระบบสืบค้นเอกสาร ระบบอ้างอิงเอกสาร และระบบติดตามเอกสาร ทั้ง 4 ระบบย่อยอยู่ภายใต้การกำหนดสิทธิ ในการเข้าถึงข้อมูล ตามระดับของผู้ใช้เพื่อให้ข้อมูลมีความปลอดภัย ผลการวิจัยสรุปว่า ตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้ระบบงานต่างๆ ในสำนักงานคล่องตัวขึ้น เป็นข้อมูลสำคัญแก่ผู้บริหารในการตัดสินใจ วางแผนงานต่างๆ และช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถสืบคืนอ้างอิง และติดตามเอกสารได้อย่างสะดวก รวดเร็ว โดยติดต่อกับระบบผ่านพูลดาวน์เมนู ที่เข้าใจได้ง่าย