การตรวจสอบบัญชีในระบบคอมพิวเตอร์

Abstract

เนื่องจากระบบคอมพิวเตอร์ได้รับการพัฒนาให้ก้าวหน้าเป็นอย่างมากในปัจจุบันและไม่มีทีท่าว่าจะหยุดยั้ง ประกอบกับธุรกิจต่าง ๆ ได้นำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้ในการทำบัญชีเป็นจำนวนมาก และมีแนวโน้มจะเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ในอนาคต เพราะไม่เพียงแต่ธุรกิจที่มีขนาดใหญ่เท่านั้นที่หันมาใช้ระบบคอมพิวเตอร์ ธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็กก็สามารถใช้ระบบคอมพิวเตอร์ได้เช่นกัน โดยใช้เครื่องที่มีขนาดเล็กหรือใช้บริการจากศูนย์บริการคอมพิวเตอร์ (Computer Service Centers) นอกจากนี้ การนำคอมพิวเตอร์ระบบใหม่ (Advanced Systems) มาใช้ เช่น ระบบ On-line, Real-time และระบบ Integrated System ตลอดจนการใช้ระบบ Time-sharing ของศูนย์บริการคอมพิวเตอร์และการบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ลงในเทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) จานแม่เหล็ก (Magnetic Disc) หรืออุปกรณ์บันทึกข้อมูลอื่น ๆ อันอยู่ในสภาพที่ไม่สามารถอ่านข้อมูลเหล่านั้นได้ด้วยสายตา จึงเป็นสาเหตุให้ผู้สอบบัญชีจำเป็นต้องพัฒนาวิธีการตรวจสอบ (Auditing techniques) ขึ้นมาใหม่ เพื่อให้ทันกับความเจริญก้าวหน้าของระบบคอมพิวเตอร์และเพื่อให้สามารถตรวจสอบบัญชีในธุรกิจที่ใช้ระบบคอมพิวเตอร์อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะว่าระบบการควบคุมข้อมูลซึ่งรวมทั้งการควบคุมทางด้านบริหารและการควบคุมทางด้านวิธีดำเนินงาน วิธีการประเมินผลการควบคุมภายใน ตลอดจนแนวทางในการตรวจสอบ (Audit Trail) ได้แตกต่างไปจากธุรกิจที่มิได้ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ การศึกษาค้นคว้าในเรื่องดังกล่าวนี้ ผู้เขียนได้อาศัยข้อมูลจากตำราต่าง ๆ ที่มีอยู่จากบทความและข้อคิดเห็นของนักบัญชีในวารสารต่าง ๆ เอกสารวิจัยที่มีผู้ทำไว้แล้วเอกสารในสำนักงานสอบบัญชี ตลอดจนประสบการณ์ที่ได้รับจากการปฏิบัติงานตรวจสอบบัญชีในธุรกิจที่ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ของผู้เขียนโดยตรง และเนื่องจากว่า เรื่องดังกล่าวนี้ยังมิได้มีผู้ใดทำการศึกษาค้นคว้าอย่างจริงจังในประเทศไทย ดังนั้นข้อมูลต่าง ๆ ที่ได้รับมาประกอบการเขียน จึงได้จากเอกสารวิจัยต่าง ๆ ที่มีผู้ทำไว้แล้วในต่างประเทศประกอบกับเอกสารและคู่มือการปฏิบัติงานทางด้านตรวจสอบบัญชีของสำนักงานสอบบัญชี Coopers & Lybrand ซึ่งเป็นสำนักงานที่ผู้เขียนกำลังปฏิบัติงานอยู่ และสำนักงานสอบบัญชีอีกแห่งหนึ่งซึ่งเป็นสำนักงานที่ผู้เขียนเคยปฏิบัติงานอยู่ในอดีต โดยที่สำนักงานทั้ง 2 แห่งดังกล่าวเป็นสำนักงานสอบบัญชีระหว่างประเทศ ซึ่งได้ใช้วิธีตรวจสอบแบบพิเศษต่าง ๆ ในสำนักงานที่อยู่ในต่างประเทศ เช่น สหรัฐอเมริกา และอังกฤษ เป็นต้น แม้ว่าในขณะนี้ วิธีการตรวจสอบแบบพิเศษต่าง ๆ เช่นการใช้ชุดข้อมูลในการทดสอบ (Test Packs) หรือใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อการตรวจสอบ (Computer Audit Programs) ยังเป็นการใหม่เกินไปที่จะนำมาใช้ในประเทศไทย แต่ก็คงจะเพิ่มความสำคัญมากขึ้นในอนาคต ซึ่งผู้สอบบัญชีคงไม่สามารถหลีกเลี่ยงการนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้ช่วยในงานตรวจสอบบัญชี หากว่าระบบคอมพิวเตอร์ได้รับการพัฒนาให้ก้าวหน้าขึ้นเรื่อย ๆ จนกระทั่งการตรวจสอบรายการบางประเภทไม่สามารถกระทำได้ด้วยมือ (Manual Examination) ซึ่งวิธีนี้ในปัจจุบันก็มิได้เป็นที่พอใจของผู้สอบบัญชีแม้ว่าจะใช้กับระบบคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดเล็ก ผู้เขียนคิดว่าวิทยานิพนธ์ฉบับนี้ คงจะเป็นเครื่องกระตุ้นให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการสอบบัญชี ได้ตระหนักถึงอิทธิพลของเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อการตรวจสอบบัญชี ได้หันมาพัฒนาวิธีการตรวจสอบ ตลอดจนชี้ให้เห็นถึงหนทางที่ผู้สอบบัญชีสามารถใช้คอมพิวเตอร์ให้เป็นประโยชน์ต่องานตรวจสอบของตนแทนที่จะคิดว่าเป็นอุปสรรคต่องานสอบบัญชี และนอกจากนี้วิทยานิพนธ์ฉบับนี้ คงจะเป็นแนวทางสำหรับผู้ที่ต้องการศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติมในเรื่องดังกล่าวได้อย่างดี