การประยุกต์ใช้เทคนิคการแปรหน้าที่คุณภาพ เพื่อออกแบบโครงสร้างของระบบทะเบียนนิสิตของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

Abstract

การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อออกแบบโครงสร้างของระบบทะเบียนนิสิตของจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยให้สนองต่อความต้องการของผู้ใช้ทุกคนในระบบ โดยผู้ใช้ของระบบที่สำคัญประกอบด้วยนิสิต อาจารย์ที่ปรึกษาและอาจารย์ผู้สอน และบุคลากรในสำนักทะเบียนและประมวลผล, หน่วยทะเบียนคณะ, ธุรการภาค และหน่วยงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เทคนิคที่ใช้ในการวิจัยนี้ คือ เทคนิคการแปรหน้าที่คุณภาพ (Quality Function Deployment: QFD) โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อช่วยระบุคุณลักษณะที่ผู้ใช้ระบบต้องการ และความสามารถของระบบที่จะตอบสนองต่อความต้องการนั้น ๆ การดำเนินการเทคนิคนี้ใช้ Four-phased Model ซึ่งประกอบด้วย 4 ช่วงดังนี้ (1) “การวางแผนระบบงานทะเบียนนิสิต” เริ่มจากการรวบรวมความต้องการของผู้ใช้ระบบโดยการสัมภาษณ์และการออกแบบสอบถาม จากนั้นจึงแปลงข้อมูลความต้องการของผู้ใช้ระบบไปเป็นข้อกำหนดทางเทคนิคของระบบทะเบียน (2) “การออกแบบโครงสร้างระบบงานทะเบียนนิสิต” แปลงข้อกำหนดทางเทคนิคของระบบทะเบียนให้เป็นคุณสมบัติหรือข้อกำหนดที่ส่วนประกอบของระบบทะเบียนนิสิตจะต้องมี เพื่อเป็นข้อมูลพื้นฐานในการออกแบบโครงสร้างของระบบงานทะเบียนนิสิต โดยนำเทคนิคการวิเคราะห์และออกแบบระบบแบบ Structured Approach มาช่วยในการออกแบบโครงสร้างของระบบ (3) “การวางแผนกระบวนการของระบบงานทะเบียนนิสิต” แปลงข้อกำหนดของส่วนประกอบที่ได้ให้เป็นข้อกำหนดของกระบวนการโดยใช้แผนผังความสัมพันธ์ทำการวิเคราะห์ปัจจัยของกระบวนการที่มีผลกระทบต่อส่วนประกอบของระบบทะเบียน (4) “การวางแผนควบคุมกระบวนการของระบบงานทะเบียนนิสิต” นำข้อกำหนดของกระบวนการที่ได้จากเฟสที่สาม มากำหนดวิธีการควบคุม วิธีการตรวจสอบ และผู้รับผิดชอบการดำเนินการควบคุมและตรวจสอบ โครงสร้างของระบบทะเบียนจากเดิมที่มี 9 ระบบย่อยได้ออกแบบใหม่เหลือ 8 ระบบย่อย โดยตัดระบบบัณฑิตศึกษาออกไปเนื่องจากลักษณะการทำงานมีความซ้ำซ้อนกันกับระบบทะเบียนเรียน, ระบบระเบียนการศึกษา, ระบบระเบียนประวัติ และระบบสารสนเทศ เพียงแต่เป็นระบบที่ให้บริการเฉพาะนิสิตระดับบัณฑิตศึกษาระบบไตรภาคเท่านั้น สำหรับระบบที่ออกแบบใหม่นี้ ทุก ๆ ระบบจะให้บริการแก่นิสิตทั้งระดับปริญญาบัณฑิตและบัณฑิตศึกษา โดยระบบใหม่ ประกอบด้วย ระบบรับเข้าศึกษา ระบบตารางสอนตารางสอบ ระบบทะเบียนเรียน ระบบวางแผนและการบริการ ระบบคอมพิวเตอร์ ระบบสารนิเทศ ระบบระเบียนนิสิต และระบบการสำเร็จการศึกษา ส่วนกระบวนการทำงานที่ออกแบบขึ้นใหม่ มี 4 กระบวนการ ดังนี้ กระบวนการลงทะเบียนแรกเข้า, ลงทะเบียนเรียน, บันทึกผลการศึกษา-ประมวลผลศึกษาและแจ้งผลการศึกษา และการขอเอกสารสำคัญทางการศึกษา ในการออกแบบนั้นได้พยายามนำเอาความสามรถของระบบที่เป็นอยู่ในปัจจุบันนี้มาใช้ให้เกิดประโยชน์มากที่สุด โดยผสมผสานกับเทคโนโลยีสมัยใหม่ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบทุกฝ่ายสามารถดำเนินงานได้อย่างคล่องตัวมากขึ้น ลดปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อนกัน และช่วยป้องกันความผิดพลาดอันเนื่องมาจากการทำงานผิดพลาดของมนุษย์ได้ การประเมินผลโครงสร้างและกระบวนการของระบบทะเบียนที่ออกแบบขึ้นใหม่นี้ใช้วิธีการตอบแบบสอบถามโดยผู้ใช้ระบบภายในจากฝ่ายต่าง ๆ เพื่อพิจารณาเปรียบเทียบระบบที่ออกแบบขึ้นใหม่กับระบบเดิมผลการประเมิน สรุปได้ว่า คะแนนประเมินผลโดยรวมสำหรับโครงสร้างของระบบที่ออกแบบใหม่ได้คะแนนเฉลี่ย 6.07 จากคะแนนเต็ม 7 คะแนน และสำหรับคะแนนประเมินผลโดยรวมของกระบวนการที่ออกแบบใหม่ได้คะแนนเฉลี่ย 7.78 คะแนน จากคะแนนเต็ม 9 คะแนน นั่นหมายความว่าผู้ประเมินผลเห็นว่าโครงสร้างและกระบวนการที่ออกแบบขึ้นใหม่นั้นน่าจะก่อให้เกิดการบริการที่ดีขึ้นมากจากระบบในปัจจุบัน อันจะส่งผลให้ผู้ใช้ระบบมีความพึงพอใจต่อการบริการของระบบทะเบียนนิสิตมากยิ่งขึ้น