ระบบบัญชีค่าแรงโดยคอมพิวเตอร์ของการไฟฟ้านครหลวง

Abstract

การดำเนินงานของธุรกิจทุกประเภทไม่ว่าจะเป็นธุรกิจของเอกชน หน่วยงานของทางราชการ หรือองค์การรัฐวิสาหกิจใด ๆ ก็ตาม รวมทั้งหน่วยงานที่ดำเนินงานโดยไม่หวังกำไร เช่น สโมสร หรือสมาคม จะต้องมีนายจ้างและลูกจ้างทำงานร่วมกันเพื่อดำเนินงานให้สำเร็จลุล่วงตามวัตถุประสงค์หรือจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้ ดังนั้นนายจ้างจะต้องว่าจ้างลูกจ้างเข้ามาทำงานและได้มีการจ่ายเงินเดือนและค่าแรงเพื่อเป็นการตอบแทนค่าแรงงาน ทำให้ระบบบัญชี เงินเดือนและค่าแรงมีความสำคัญมากขึ้น เพราะมีผลต่อความสัมพันธ์อันดีระหว่างนายจ้างกับลูกจ้าง หรือผู้บริหารกับพนักงาน สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก พนักงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบด้านระบบบัญชีเงินเดือนและค่าแรงอาจมีสอง สามคน หรือนายจ้างอาจจะปฏิบัตินี้ด้วยตนเอง แต่ธุรกิจหรือองค์การขนาดใหญ่ที่มีพนักงานหรือลูกจ้างเป็นจำนวนมากย่อมจะมีหน่วยงานหนึ่งทำหน้าที่รับผิดชอบด้านระบบบัญชีเงินเดือนและค่าแรงโดยเฉพาะ เมื่อธุรกิจมีขนาดใหญ่ขึ้นการใช้เครื่องจักรจัดทำบัญชีเงินเดือนและค่าแรงอาจจะล่าช้า ไม่ทันเวลาที่ต้องการ หรืออาจมีการผิดพลาดเกิดขึ้นได้ จึงควรนำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดทำบัญชีเงินเดือนและค่าแรง จากการวิจัยนี้จะเน้นถึงการใช้ระบบคอมพิวเตอร์จัดทำบัญชีเงินเดือนและค่าแรงของการไฟฟ้านครหลวงเท่านั้น ปัจจุบันการดำเนินงานจัดทำระบบบัญชีเงินเดือนและค่าแรงของการไฟฟ้านครหลวงได้แยกออกเป็น 16 หน่วยงาน ทั้ง ๆ ที่สถานที่ทำการของการไฟฟ้านครหลวง ตั้งอยู่ในเขต 3 จังหวัด คือกรุงเทพมหานคร, สมุทรปราการ และนนทบุรี บางหน่วยงานก็ใช้เครื่องจักรจัดทำบัญชีเงินเดือนและค่าแรง บางหน่วยงานก็ใช้เครื่องจักรร่วมกับเครื่องคอมพิวเตอร์เนื่องจากการจัดทำบัญชีเงินเดือนและค่าแรงแยกหน้าที่กันหลายหน่วยงาน ลักษณะการปฏิบัติงานและผลที่ได้รับก็แตกต่างกันไป จึงได้เสนอแนะให้ใช้ระบบคอมพิวเตอร์จัดทำระบบบัญชีเงินเดือนและค่าแรงทั้งระบบเพื่อปรับปรุงแก้ไขระบบงานที่ปฏิบัติอยู่ และให้การปฏิบัติงานเป็นแนวเดียวกันตลอด ผลที่ได้รับก็ถูกต้องรวดเร็วขึ้น โดยกำหนดให้มีหน่วยงานบัญชีเงินเดือนและค่าแรงมีหน้าที่และรับผิดชอบในการจัดทำบัญชีเงินเดือนและค่าแรงเพียงหน่วยงานเดียว เพื่อจัดทำบัญชีเงินเดือนและค่าแรงสำหรับพนักงาน 8,811 คน ซึ่งจะทำให้เกิดการประหยัดเวลา กำลังคน และยกเลิกการปฏิบัติงานที่ซ้ำซ้อนกัน และก่อให้เกิดผลได้หลายประการ เช่น ทะเบียนประวัติพนักงาน ซึ่งมีประโยชน์ต่อฝ่ายการเจ้าหน้าที่เพื่อใช้แทนการจดบันทึกประวัติพนักงานโดยใช้พนักงานปัจจุบัน การแจกแจงเงินเดือนและค่าแรงเข้างาน การวิจัยโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์จัดทำบัญชีเงินเดือนและค่าแรง ได้ศึกษาถึงขั้นตอนในการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และผลประโยชน์ที่ได้รับ โดยเริ่มต้นตั้งแต่ การวิเคราะห์ระบบงานโดยจัดทำแผนภูมิระบบงาน (SYSTEM FLOWCHART) ของระบบบัญชีเงินเดือนและค่าแรง ขยายภูมิระบบงานโดยละเอียดออกเป็นแผนภูมิโปรแกรม (PROGRAM FLOWCHART) เพื่อใช้เป็นแบบแผนในการเขียนโปรแกรมภาษาคอมพิวเตอร์ (COMPUTER LANGUAGE) ออกแบบฟอร์มข้อมูลในรูปที่จะนำเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ และรายงาน, ผลลัพธ์ที่ได้จากการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ ขั้นตอนสุดท้ายก็คือ การเขียนโปรแกรมด้วยภาษา COBOL (COMMON BUSINESS ORIENTED LANGUAGE) พร้อมกับทดสอบความถูกต้องของโปรแกรมโดยใช้ข้อมูลที่สมมติขึ้นตามแบบฟอร์มข้อมูล และให้ได้ผลลัพธ์ รายงาน ตามที่กำหนดไว้ ผลจากการวิจัยนี้สามารถนำไปปรับปรุง แก้ไขระบบบัญชีเงินเดือนและค่าแรงที่มีในปัจจุบัน จัดทำรายงานซึ่งช่วยในการวิเคราะห์ผลการดำเนินงานเพื่อใช้แก้ไขการดำเนินงานที่ขาดประสิทธิภาพ เช่น รายงานค่าล่วงเวลาของหน่วยงานต่าง ๆ ซึ่งใช้วิเคราะห์ถึงประสิทธิภาพในการปฏิบัติของพนักงาน นอกจากนี้จะใช้เป็นพื้นฐานในการศึกษาขยายรายละเอียดของระบบงานนี้ให้เกิดการประหยัด และมีประสิทธิภาพมากขึ้น