การบำรุงรักษาไฟล์ดิจิทัล รับผิดชอบโดยฝ่ายจัดการข้อมูลสารสนเทศ ทุกไตรมาสที่ 1 และ 3 ของแต่ละปีงบประมาณ (เดือนตุลาคม – ธันวาคม, เดือนเมษายน - มิถุนายน) โดยทำการตรวจสอบชุดไฟล์ ดังนี้

1. ชุดไฟล์ต้นฉบับสำหรับการนำเข้า (Submission Information Package : SIP) ซึ่งจัดเก็บไว้ที่เครื่องแม่ข่าย “CUIR_SIP” ให้ตรวจสอบความคงสภาพของไฟล์ข้อมูล การเปิดใช้งานได้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์ และตรวจสอบความจริงแท้ของข้อมูลระหว่างไฟล์ชุดต้นฉบับสำหรับการนำเข้า (SIP) กับชุดไฟล์ที่ใช้สำหรับจัดเก็บให้บริการ (AIP) ด้วยวิธีการสุ่มตรวจ ทั้งนี้หากตรวจพบไฟล์ดังกล่าวที่ถูกจัดเก็บมีสภาพชำรุด ไม่สามารถเปิดใช้งานได้แล้ว หรือกึ่งล้าสมัยแล้ว จะดำเนินการนำเอาไฟล์ชุด AIP ที่จัดเก็บไว้ในระบบคลังปัญญาจุฬาฯ มาดำเนินการแปลงสภาพไฟล์ให้เป็นไฟล์ใหม่ตามเอกสาร “มาตรฐานรูปแบบไฟล์ในการจัดเก็บและให้บริการในคลังปัญญาจุฬาฯ” และถ้าหากไฟล์ชุด SIP และ AIP ไม่เหมือนกัน คนละรุ่นกัน ให้วิเคราะห์ หาสาเหตุ และหาข้อสรุป กรณีเป็นสิ่งพิมพ์ ให้เปรียบเทียบไฟล์ กับตัวเล่ม หากชุดไหนตรงกับตัวเล่มที่ให้บริการ ให้ยึดเอาไฟล์ชุดนั้นเป็นชุดที่ใช้ในการสงวนรักษา ทำการอัพเดทรายการเมทาดาทา จัดการไฟล์ดิจิทัล และจัดเก็บไฟล์ทั้ง 2 ชุด ลงในเครื่องแม่ข่ายทั้ง 2 แต่ถ้าหากไม่มีตัวเล่มให้บริการ ให้ทางเจ้าหน้าที่ส่งไฟล์ทั้ง 2 ชุด ให้เจ้าผลงานเป็นผู้ตรวจสอบ และให้ข้อสรุปว่าชุดไหน คือ ชุดที่ถูกต้องในการเผยแพร่ และการสงวนรักษา จากนั้นทำการอัพเดทรายการเมทาดาทา จัดการไฟล์ดิจิทัล และจัดเก็บไฟล์ทั้ง 2 ชุด ลงในเครื่องแม่ข่ายทั้ง 2 ด้วยเช่นกัน

2. ชุดไฟล์ข้อมูลสำหรับการเผยแพร่ในคลังปัญญาจุฬาฯ (Archival Information Package : AIP) ซึ่งจัดเก็บไว้ในเครื่องแม่ข่ายระบบคลังปัญญาจุฬาฯ ให้ตรวจสอบความคงสภาพของไฟล์ข้อมูล การเปิดใช้งานได้อย่างครบถ้วนสมบูรณ์ และชนิดของไฟล์ ทั้งนี้หากพบว่าไฟล์ที่จัดเก็บนั้นมีสภาพชำรุด และไม่สามารถเปิดใช้งานได้ หรือกึ่งล้าสมัยแล้ว ให้ดำเนินการนำเอาไฟล์ชุดที่ 1 มาแปลงสภาพเป็นไฟล์ใหม่ให้ตรง“มาตรฐานรูปแบบไฟล์ในการจัดเก็บและให้บริการในคลังปัญญาจุฬาฯ” พร้อมทั้งจัดการไฟล์ตามขั้นตอนใน “คู่มือการจัดการไฟล์ดิจิทัลและการนำข้อมูลเข้าสู่คลังปัญญาจุฬาฯ (CUIR)” (WI-LIM-05) ต่อไป

การดูแล และบำรุงรักษาระบบคลังปัญญาจุฬาฯ รับผิดชอบโดยฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศห้องสมุดโดยทุกไตรมาสที่ 1 ของแต่ละปีงบประมาณ (เดือนตุลาคม - ธันวาคม) ทางเจ้าหน้าที่ของฝ่ายจะต้องกำหนดแผนในการตรวจสอบและบำรุงรักษาระบบคลังปัญญาจุฬาฯ (CUIR) ตามคู่มือการทำงานการดูแลรักษาความปลอดภัยของโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และตาม “คู่มือการบำรุงรักษาระบบคอมพิวเตอร์ (WI-ITM-03)” และต้องจัดให้มีการบำรุงรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่ายระบบคลังปัญญาจุฬาฯ อุปกรณ์เครือข่าย และเครื่องสำรองไฟ ทุก 3 เดือน หากพบความผิดปกติในการประมวลผล ในการดำเนินระบบงาน หรือมีการใช้ทรัพยากรของระบบใกล้เต็มความสามารถ หรือเกินความสามารถของระบบต้องรีบแจ้งให้ผู้อำนวยการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศห้องสมุดรับทราบและทางฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศห้องสมุดต้องดำเนินการให้ระบบดำเนินการโดยปกติโดยเร็วที่สุด หรือจัดให้มีทรัพยากรระบบให้เพียงพอต่อการจัดเก็บข้อมูลและให้บริการภายใน 1 ปี โดยเร็วที่สุด

The Library Information Management Division is responsible for CUIR digital files maintenance in the 1st and 3rd quarter of each financial year (October – December, April – June) by reevaluating the following packages:

1. Submission Information Package : SIP, which were stored in CUIR_SIP server, are to be checked for data integrity, that they are fully retrievable, and for the accuracy of the archival information packages (AIP) compared to the submission information packages (SIP) by random sampling. If any of them are found defective, irretrievable or outdated, the AIPs in CUIR system will be converted into new files according to “CUIR Standard File Format for the Storage and Service”. In case the SIPs and AIPs are different, the causes will be analyzed. The files will be compared with their hard copies and used for the preservation, followed by metadata updating, digital files processing and storing of both packages in the server. In case there is no printed version available in the Library, both SIPs and AIPs will be sent to their creators to make the decision, which ones will be used for preservation and publication, then followed by the same flow of metadata updating, digital files processing and storing of both packages in the server.

2. Archival Information Package : AIP, which was stored in CUIR server, are to be checked for data integrity, that they are fully retrievable, and for their file types. If any of them are found defective, irretrievable or outdated, the SIPs will be converted into new files according to “CUIR Standard File Format for the Storage and Service”, then followed by the flow of files processing according to “CUIR Digital File Management and Submission Manual (WI-LIM-05)”

The Library Information Technology Division is responsible for CUIR system maintenance in the 1st quarter of each financial year (October – December). Checkup and maintenance plan according to “The Manual of Security Measures for Information Technology Infrastructure Maintenance” and “The Manual of Computer System Maintenance (WI-ITM-03)” will be scheduled for CUIR servers, network devices and uninterruptible power supplies maintenance in every 3 months. If any malfunctions are found in data processing or system operation, or the usage of system resources is running to full capacity or beyond, notification will be sent immediately to the Director of Library Information Technology Division. The Division is responsible in fixing the problems and assuring the system returns to its usual operation as soon as possible, or otherwise providing sufficient system resources for data storage and service year-round.